Définition, différence avec une CVthèque et un ATS, sources, champs à structurer et routine de mise à jour. Avec le cas des viviers de freelances, qui vieillissent plus vite, et les règles RGPD à respecter.
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L'essentiel
Finalistes non retenus, candidatures spontanées, sourcing, plateformes freelance, recommandations.
Métier, compétences normalisées, séniorité, lieu, disponibilité, attentes, source et date.
Après chaque échange ; une information récente remplace l'ancienne, jamais l'inverse.
Un besoin, une actualité du métier, une question sur le projet de la personne.
Les profils sans réponse depuis longtemps et ceux qui le demandent.
Chaque recrutement qui repart de zéro coûte des semaines. Le vivier de candidats est la réponse : une base de profils déjà identifiés, qualifiés et contactés, que l'on sollicite dès qu'un besoin apparaît. Encore faut-il qu'il soit à jour, ce qui est rarement le cas.
Ce guide explique comment le constituer, quels champs structurer, comment le tenir à jour et quelles règles RGPD respecter, avec un focus sur le cas particulier des viviers de freelances.
Un vivier (on dit aussi vivier de talents ou talent pool) regroupe des personnes que vous avez déjà identifiées comme pertinentes pour un ou plusieurs métiers : finalistes non retenus, candidatures spontanées de qualité, profils sourcés, freelances avec qui vous avez travaillé, recommandations. Sa valeur ne tient pas au nombre de profils, mais à la fiabilité des informations qu'il contient.
| CVthèque | ATS | Vivier | |
|---|---|---|---|
| Contenu | CV déposés par des candidats | Candidatures à vos offres | Profils sélectionnés par vous |
| Qualification | Aucune | Par offre | Transverse, par métier |
| Fraîcheur | Variable, rarement datée | Le temps du recrutement | Entretenue par le recruteur |
| Usage | Recherche ponctuelle | Gérer un processus | Réduire le délai des besoins futurs |
Beaucoup d'ATS proposent une fonction vivier. L'important n'est pas l'outil, mais la discipline : un vivier sans dates et sans relances devient une CVthèque.
Un vivier se filtre ; un dossier de PDF ne se filtre pas. Pour chaque profil, gardez au minimum :
La date est le champ le plus important et le plus oublié. « Disponible » sans date ne veut rien dire six mois plus tard.
Un vivier de freelances vieillit plus vite qu'un vivier de salariés : les disponibilités changent à chaque fin de mission et les TJM évoluent. Trois règles :
C'est le principe du sourcing freelance de Lead Scorer : chaque freelance est un contact du CRM avec un profil structuré (métier, compétences, TJM, disponibilité, mode de travail), chaque information garde sa source et sa date, et le même référentiel sert à décrire les offres des entreprises qui recrutent. Une offre se transforme ainsi en shortlist en une recherche.
Un vivier est un traitement de données personnelles. Les points de vigilance :
Ces règles sont un point de départ, pas un avis juridique : faites valider votre pratique par votre conseil ou votre DPO.
Un vivier de candidats est une base de profils déjà identifiés et qualifiés, que l'on peut solliciter dès qu'un besoin apparaît. Il regroupe d'anciens candidats, des profils sourcés, des freelances et des recommandations, avec les informations utiles pour les recontacter au bon moment.
Une CVthèque est un stock de CV, souvent fourni par un job board et rarement mis à jour. Un vivier est une sélection qualifiée, entretenue par le recruteur : les profils y sont structurés, datés et reliés à des échanges réels.
Le référentiel de la CNIL sur la gestion du recrutement retient une durée de deux ans maximum après le dernier contact avec un candidat non retenu, sauf opposition de sa part. Informez la personne et proposez-lui de rester dans le vivier ; faites valider votre pratique par votre conseil.
Datez chaque information, recontactez régulièrement les meilleurs profils avec une raison utile (un besoin, une actualité du métier), mettez à jour disponibilités et attentes après chaque échange, et supprimez les profils qui ne répondent plus ou qui le demandent.
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